Visão geral
Seis indicadores resumem a etapa. Tempos são de permanência em calendário (não esforço efetivo); por causa da dispersão extrema, o reporte usa mediana e P90, nunca média isolada.
Funil de processos
Dos 1.217 processos que entraram na etapa, 96,7% avançaram; 88,2% do total chegaram ao fim do fluxo com sucesso. A perda direta na cotação é pequena em contagem de processos - a perda relevante está nos itens (seção 06).
Destino dos processos que passaram pela cotação
Por ano
| 2024 | 2025 | Total | |
|---|---|---|---|
| Entraram na etapa | 656 | 561 | 1.217 |
| Avançaram da cotação | 630 | 547 | 1.177 |
| Finalizaram com sucesso | 594 | 479 | 1.073 |
| Avançaram, pararam depois | 36 | 68 | 104 |
| Pararam na cotação | 26 | 14 | 40 |
A taxa de conclusão caiu de 90,5% para 85,4% em 2025, puxada pelas paradas posteriores à cotação (36 → 68), não pela etapa em si.
Tempo de permanência na etapa
Um em cada quatro processos (24,7%) resolve a cotação em menos de 1 hora; 8,5% ultrapassam 30 dias. A média (14,1 dias em 2024; 9,3 em 2025) é fortemente influenciada por outliers e não representa o caso típico.
Distribuição por faixa de duração
Estatísticas (dias)
| 2024 | 2025 | |
|---|---|---|
| Mediana | 0,94 | 0,68 |
| P75 | 7,11 | 5,45 |
| P90 | 28,8 | 21,7 |
| Máximo | 453,2 | 256,1 |
| Média (ver ressalva) | 14,1 | 9,3 |
| Tempo por item aproveitado | 40,9 h | 33,2 h |
Tempo/item: abordagem ponderada sobre os itens que efetivamente seguiram adiante, apenas processos que avançaram.
Concentração do tempo (Pareto)
Ordenando os processos do mais lento ao mais rápido: 10% dos processos concentram 73-77% do tempo total; 20% concentram 90%. O gargalo não está na base ampla de processos, e sim na cauda de exceções - é nela que a intervenção deve mirar.
% do tempo acumulado vs % dos processos mais demorados
Implicação para o framework
Automatizar o caso típico (que já dura horas) traria ganho marginal. O retorno está em atacar as condições que produzem a cauda: itens sem cotação válida, retrabalho e re-pesquisas manuais.
Retrabalho (passagens repetidas)
186 processos (15,3% do biênio) passaram duas ou mais vezes pela cotação. O retrabalho não reduz a chance de conclusão - mas multiplica brutalmente o tempo.
Distribuição de passagens
Mediana de duração: 1 passagem vs ≥2
| 1 passagem | ≥2 passagens | Multiplicador | |
|---|---|---|---|
| 2024 | 0,76 dia | 13,0 dias | 17x |
| 2025 | 0,14 dia | 5,8 dias | 41x |
Recalculado sobre todos os processos com data de fim. Nota: o valor de "7,61 dias / 10x" que circulou em versão anterior considerava apenas processos com exatamente 2 passagens; com ≥2 (como o texto descreve), o correto é 13,0 dias / 17x em 2024 e 5,8 dias / 41x em 2025.
A duração não é explicada pelo volume de itens
| Correlação (Pearson) da duração com... | r |
|---|---|
| Quantidade de passagens | 0,22 |
| Itens removidos | 0,10 |
| Itens originais | 0,09 |
| Itens finais | 0,07 |
Resposta preventiva à pergunta "processos grandes não demoram naturalmente mais?": não é o que os dados mostram. A duração se associa a retrabalho, complexidade do bem e responsividade de fornecedores - não à escala.
Itens: o descarte é a perda principal
A taxa de parada de processos (3,3%) subestima o problema: a perda real acontece dentro dos processos que avançam. Dos 13.952 itens solicitados no biênio, 6.373 (45,7%) foram removidos antes de a cotação avançar. 425 processos (35%) tiveram ao menos um item removido; 80 saíram zerados.
Taxa de descarte cresce com o tamanho da lista Análise nova
Os 27 processos com mais de 100 itens concentram 3.769 remoções - 59% de todo o descarte do biênio. O problema do descarte é, sobretudo, um problema de listas grandes.
Para onde foi o tempo que não gerou entrega Análise nova
Dos 85 processos com zero item aproveitado: 31 pararam na própria cotação (61,3 mil h), 45 avançaram e pararam depois (33,3 mil h) e 9 constam como "sucesso" mesmo sem itens - artefato de registro que merece verificação no SisPlan.
Casos extremos (candidatos a estudo qualitativo)
| Processo | Ano | Duração | Itens orig. | Removidos | Desfecho |
|---|---|---|---|---|---|
| P01 | 2024 | 453 dias | 20 | 20 (100%) | Cancelado após a etapa |
| P02 | 2024 | 320 dias | 1 | 0 | Sucesso (2 passagens) |
| P03 | 2025 | - | 493 | 273 (55%) | Maior lista do biênio |
| P04 | 2024 | - | 470 | 292 (62%) | Descarte massivo |
Identificadores de processo suprimidos nesta versão pública e substituídos por P01 a P04, na ordem da tabela: os cinco primeiros dígitos do NUP identificam a unidade protocolizadora e reverteriam a anonimização da seção 07. A banca examinadora pode ter acesso aos números completos mediante solicitação ao pesquisador.
O problema não é uniforme entre unidades Análise nova
Quebra pelos 5 primeiros dígitos do NUP (unidade protocolizadora), mapeados pela tabela oficial do IFMG e aqui anonimizados (U01-U19, ordenadas por tempo acumulado). A dispersão é enorme: medianas de 0,06 a 4,0 dias; descarte de 12% a 64%; retrabalho de 3% a 42%.
Participação no tempo total vs participação nos processos
Leituras
Painel completo por unidade (biênio 2024-2025)
| Unidade | Processos | % proc. | % tempo | Mediana (d) | P90 (d) | Retrabalho | Descarte itens | Paradas |
|---|
Exclui 2 registros com prefixo anômalo (fora do padrão IFMG). A correspondência unidade-campus fica fora deste documento por opção de anonimização; o autor detém o mapeamento.
Sazonalidade e um baseline em movimento
O volume tem pico entre agosto e outubro e praticamente zera em dezembro - referência para dimensionar o protótipo e para a janela de intervenção (fev-nov/2026).
Processos iniciados e mediana de duração por mês
Paradas na cotação: a ponta visível do problema
40 processos (3,3%) morreram na etapa. Em 5 deles (12,5%) a mensagem declara literalmente a falta de cotações válidas; outros 11 são cancelamentos genéricos que provavelmente mascaram o mesmo motivo - a taxa de 12,5% é, portanto, piso e não teto.
Motivos registrados (leitura manual)
9 paradas sem data de fim registrada configuram cancelamentos silenciosos - o processo simplesmente deixa de tramitar.
Nas palavras dos próprios processos
"Não conseguimos orçamentos/propostas para os itens do processo. Processo será cancelado, uma vez que já fizemos dispensa eletrônica e também não recebemos propostas que atendia ao solicitado."Mensagem de encerramento, 2024
"O presente processo será cancelado em razão da dificuldade na obtenção de cotações válidas para composição do orçamento estimativo, aliada a limitações orçamentárias no momento."Mensagem de encerramento, 2025
"DI 60/2024 UASG 158122 deserta devido a falta de apresentação de propostas, principalmente para realização de viagens curtas."Mensagem de encerramento, 2024
Baseline para o Quadro 10
Cinco KPIs cobrem eficiência (tempo), eficácia (aproveitamento de itens) e qualidade de fluxo (retrabalho e paradas). Hipóteses de melhoria são preliminares e serão ajustadas após o BIE.
| KPI | Baseline 2025 | Referência 2024 | Hipótese pós-intervenção | Sensível à tendência prévia? |
|---|---|---|---|---|
| Mediana de duração na cotação | 0,68 dia | 0,94 dia | Redução ≥30% | Sim - já em queda (seção 08) |
| P90 de duração na cotação | 21,7 dias | 28,8 dias | Redução ≥40% | Parcial |
| Taxa de itens removidos | 43,5% | 47,5% | Redução ≥20 p.p. | Não - estável em patamar alto |
| Taxa de retrabalho (≥2 passagens) | 16,8% | 14,0% | Redução ≥50% | Não - piorou em 2025 |
| Taxa de paradas na cotação | 2,5% | 4,0% | Redução ≥50% | Atenção ao n pequeno (14 casos) |
A coluna final antecipa a crítica da banca: onde a série histórica já melhora sozinha, o efeito do framework deve ser isolado da tendência. Descarte e retrabalho são os KPIs mais defensáveis como efeito da intervenção.
Método, ressalvas e limitações
Decisões de reporte
Os tempos medem permanência em calendário na etapa, não esforço efetivo de trabalho - um processo de "3 dias" pode conter minutos de atuação. Pela dispersão extrema, todo tempo é reportado como mediana + P90 + máximo; médias aparecem apenas qualificadas. A taxa de paradas (3,3%) é declarada como estimativa conservadora. Evitou-se a métrica "anos-homem".
Limitações dos dados
(1) Apenas 2 anos de série; (2) sem valor financeiro dos processos; (3) sem modalidade de contratação; (4) 9 processos sem data de fim; (5) itens removidos em processos que avançaram são invisíveis à taxa de paradas; (6) 12 processos aparecem com duas observações na base (retornos registrados como novas entradas) - 1.205 processos únicos; (7) 2 registros com prefixo NUP anômalo; (8) 31 processos (2,5%) são backlog com NUP de anos anteriores, com retrabalho acima da média (23% vs 15%).